Zarządzaj recepcją, najemcami, firmami serwisowymi i ochroną z jednej platformy.

Koniec z rozproszonymi mailami, telefonami i papierowymi rejestrami. Quen spina wszystkich uczestników obiektu w jednym, przejrzystym obiegu — dając zarządcy pełną kontrolę w czasie rzeczywistym, na pojedynczym budynku i w całym portfelu. Wdrażasz raz, podnosisz standard obsługi i odciążasz zespół — bez inwestycji we własną infrastrukturę IT.

Zaloguj do systemu

Stworzone dla administracji nowoczesnych obiektów:

🏢 Biurowce 🏭 Parki Logistyczne 🏬 Obiekty wielonajemcowe

Elektroniczna Recepcja

Panel recepcji z listą bieżących obowiązków oraz konfiguracja urządzenia kioskowego do obsługi kontroli ruchu gości na obiekcie.

✓ Panel recepcji z aktualnymi zadaniami obiektu
✓ Cyfrowa księga wejść i wyjść z podpisem elektronicznym
✓ Generowanie kodów QR dla gości najemców — bezobsługowe wejście
✓ Integracja z infrastrukturą budynku mikrokontrolerami do sterowania bramkami

Administracja

Panel administracji daje pełną kontrolę nad procesami operacyjnymi na wszystkich zarządzanych budynkach.

✓ Podgląd awizacji na wszystkich budynkach klienta
✓ Weryfikacja wniosków składanych przez najemców
✓ Przekazywanie wniosków do właściwych budynków i zespołów
✓ Tworzenie kont dla najemców i firm technicznych

Indywidualne panele

Dostęp oparty o role — każdy użytkownik ma własny panel z funkcjami dopasowanymi do jego stanowiska.

✓ Panel najemcy — awizacje, goście (QR), parking, usterki
✓ Panel firmy serwisowej — realizacja zgłoszeń technicznych
✓ Panel ochrony — obchody z tagami NFC, zgłaszanie zdarzeń
✓ Panel szefa ochrony — nadzór nad zmianą i obchodami

Helpdesk

Dwupoziomowy system zgłoszeń — Helpdesk systemowy Quen oraz Helpdesk budynkowy do obsługi usterek i komunikacji.

✓ Helpdesk aplikacji Quen (wsparcie systemowe)
✓ Helpdesk budynkowy (usterki i obsługa techniczna)
✓ Komunikacja: najemca ↔ administracja ↔ firmy techniczne
✓ Priorytety, przypisania i historia zgłoszeń

Poznaj cały ekosystem

Samoobsługowa księga wejść i wyjść na tablecie recepcyjnym.

Moduł księgi wejść i wyjść to cyfrowa ewidencja całego ruchu osobowego na obiekcie — gości, kluczy i kart oraz firm serwisowych. Zastępuje papierowe rejestry, działa zgodnie z RODO i integruje się z fizyczną bramką recepcji.

Ewidencja ruchu osobowego

Cyfrowy rejestr wszystkich wejść i wyjść na obiekcie — gości, kluczy i kart oraz firm serwisowych — z podglądem i historią zamiast papierowej księgi.

Podpis, PIN i kod QR

Wbudowane potwierdzanie obecności: podpis na ekranie dotykowym, kody PIN oraz rejestracja i weryfikacja gości kodem QR.

Moduł bramki i słowniki

Integracja z fizyczną bramką przez sterownik oraz konfigurowalne słowniki kategorii i wartości zarządzane przez recepcję.

Ekran startowy księgi wejść i wyjść — wybór kierunku

Wybór kategorii rejestrowanego ruchu w kiosku

Wnioski i zgłoszenia najemców w jednym panelu.

W swoim panelu najemcy składają wnioski awizacyjne, gości i parkingu, a przez wbudowany Helpdesk zgłaszają usterki na własnej powierzchni. Administracja weryfikuje sprawy i jednym kliknięciem przekazuje je do realizacji przez recepcję i ochronę.

Jeden panel dla 3 procesów

Awizacje, goście i parking obsługiwane przez najemcę w jednym miejscu, bez wymiany maili i arkuszy.

Akceptacja lub odrzucenie wniosku

Administracja podejmuje decyzję: akceptuj albo odrzuć automatycznie informując odpowiednie podmioty o swojej decyzji.

Automatyczne przekazanie do recepcji

Po akceptacji odpowiednie dane trafiają do panelu recepcji i są gotowe do realizacji na obiekcie.

Panel najemcy — pulpit z wnioskami i Helpdeskiem

Helpdesk i komunikacja pod pełną kontrolą.

Platforma udostępnia dwa niezależne Helpdeski. Helpdesk aplikacji Quen obsługuje zgłoszenia dotyczące samego systemu — w relacji klient ↔ zespół Quen. Helpdesk budynkowy prowadzi zgłoszenia usterek i komunikację obiektową między najemcami, administracją i firmami serwisowymi, z pełną historią działań.

Dwa obszary Helpdesk

Helpdesk aplikacji Quen dla wsparcia systemowego oraz Helpdesk budynkowy dla spraw obiektowych.

Komunikacja między stronami procesu

Sprawny przepływ informacji i usterek: najemca, administracja i firmy serwisowe.

Historia i audyt operacji

Przejrzysta historia działań, statusów i decyzji na potrzeby raportowania i kontroli procesów.

Matryca zgłoszeń — konfiguracja pól formularza Helpdesku

Obchody obiektu na tagach NFC.

Kompletny moduł obchodów oparty o tagi NFC. Dostawca montuje tagi w punktach kontrolnych, mapuje je na planach pięter i terenu oraz buduje trasy. Obchód prowadzą wyznaczone zespoły terenowe, autoryzowane kodem PIN, na urządzeniu mobilnym — także offline — ze skanowaniem punktów, zgłaszaniem usterek ze zdjęciem i automatycznym raportem.

Struktura zespołu i punkty NFC

Pracownicy zespołu z kodami PIN oraz punkty kontrolne NFC osadzane na planach pięter i terenu zewnętrznego.

Kreator obchodów i trasy

Budowa krótkich i długich tras z punktów kontrolnych w całej grupie budynków, według potrzeb obiektu.

Obchód mobilny, także offline

Skanowanie punktów NFC, zgłaszanie usterek ze zdjęciem i miejscem na planie oraz raporty obchodów.

Najczęstsze pytania o Quen.

Krótkie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Pełny opis wszystkich paneli i funkcji znajdziesz w instrukcji użytkownika.

01

Czym jest Quen?

Platformą klasy Facility Management, która w jednym systemie łączy elektroniczną recepcję, ewidencję ruchu osobowego, wnioski najemców, Helpdesk oraz obchody obiektu — zastępując papier i rozproszoną komunikację.

02

Czy wdrożenie obejmuje sprzęt?

Tak. Dostarczamy i instalujemy tablety recepcyjne, sterownik bramki oraz tagi NFC, konfigurujemy system pod obiekt i szkolimy personel — bez inwestycji we własną infrastrukturę IT.

03

Jak goście rejestrują wejście?

Samodzielnie, w kiosku na tablecie recepcyjnym — podpisem elektronicznym lub kodem QR udostępnionym po zgłoszeniu przez najemcę. Każde wejście trafia do cyfrowej ewidencji.

04

Jak realizowane są obchody obiektu?

Wyznaczony zespół skanuje punkty NFC na urządzeniu mobilnym — także offline — zgłasza usterki ze zdjęciem i lokalizacją na planie, a raporty trafiają do panelu zarządczego.

05

Jak działa dostęp dla użytkowników?

Dostęp jest oparty o role: administracja, klient, recepcja, ochrona, najemca i firma serwisowa. Każdy pracuje we własnym panelu, z zakresem funkcji i danych ograniczonym do stanowiska.

06

Gdzie przechowywane są dane i czy są bezpieczne?

System działa w chmurze Microsoft Azure w regionie Polska. Dane są szyfrowane, objęte kopiami zapasowymi i zgodne z RODO — nie opuszczają Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a goście pozostają wzajemnie anonimowi.

Pobierz pełną instrukcję

Podnieś standard obsługi swojego obiektu.

Zastąp papierowe rejestry i rozproszoną komunikację jednym, spójnym środowiskiem pracy. Wdrożenie prowadzimy kompleksowo — od dostawy i montażu sprzętu po konfigurację, mapowanie obiektu i szkolenie zespołu. Przed decyzją udostępniamy środowisko testowe oraz pełną prezentację możliwości, aby bez ryzyka ocenić działanie Quen na Twoim obiekcie.

Umów bezpłatną prezentację Zaloguj do systemu